Prawidłowa archiwizacja dokumentacji to nie tylko obowiązek, ale także zadanie mające wpływ na efektywną pracę w firmie. Niezależnie czy mamy na myśli archiwizowanie papierowych wydruków, czy też dokumentów sporządzonych za pomocą odpowiedniego programu komputerowego, archiwizacja dokumentów powinna być zawsze przeprowadzana z respektowaniem wymogów bezpieczeństwa.
Jak przebiega archiwizacja akt firmowych?
Archiwizacja dokumentów firmowych dzieli się na kilka etapów. Pierwszym krokiem jest sklasyfikowanie akt i nadanie im właściwej kategorii (A lub B). Następnie należy je zaszeregować do określonej grupy rzeczowej. Kolejnym etapem jest chronologiczne pogrupowanie teczek lub całych segregatorów, uwzględniając ponadto ich tematykę. Na koniec pozostaje jeszcze nadanie dokumentom wymaganego okresu przechowywania i spakowanie ich do pudeł, które będą przetrzymywane w archiwum. Tak w skrócie wygląda archiwizacja akt firmowych.
Archiwizacja dokumentów księgowych – co obejmuje?
Obowiązkowa archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje m.in. taką dokumentację, jak:
- księgi przychodów i rozchodów (KPIR);
- sprawozdania finansowe;
- dowody księgowe (rachunki, faktury itp.);
- dokumenty inwentaryzacyjne dotyczące np. środków trwałych, czy wyposażenia;
- deklaracje dla podatku VAT i roczne zeznania PIT.
Jakie dokumenty medyczne podlegają archiwizacji?
Archiwizacja dokumentacji medycznej prowadzona jest w oparciu o ustawę o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Generalnie tego rodzaju dokumenty archiwizuje się przez 20 lat. Istnieją jednak tutaj pewne wyjątki, kiedy okres ten jest krótszy lub dłuższy. I tak, skierowania lekarskie należy przechowywać przez 5 lat, a zdjęcia RTG przez dekadę. Archiwizacja dokumentówdotyczących zdrowia dzieci do 2. roku życia trwa 22 lata, natomiast dokumentacja medyczna obejmująca badania krwi pacjentów przechowywana jest aż 30 lat.
Archiwizacja dokumentów w formie cyfrowej
Na koniec warto jeszcze pokrótce napisać czym jest archiwizacja dokumentów firmowych sporządzonych w wersji elektronicznej. Polega ona na skopiowaniu zbioru e-dokumentów z dysku komputera na zewnętrzny nośnik pamięci przy równoczesnym usunięciu danych z pierwotnej lokalizacji. Elektroniczna archiwizacja dokumentacji jest ogólnie dużo tańsza niż archiwizowanie papierowych dokumentów. Już sam brak konieczności wykonywania wydruków stanowi dla firmy znaczne odciążenie finansowe. Poza tym archiwizacja dokumentów w wersji cyfrowej nie zajmuje zbyt wiele miejsca, które jest potrzebne w przypadku tradycyjnego przechowywania akt.
Archiwizacja dokumentacji we własnym zakresie czy zaangażowanie firmy zewnętrznej?
Pamiętajmy, że archiwizowanie dokumentów może być realizowane jako zadanie własne danej jednostki, ale można je również powierzyć firmie zewnętrznej, jak Destroy & Recykling z Wrocławia, co bez wątpienia stanowi wartą uwagi propozycję dla klientów z województwa dolnośląskiego.
Więcej