11 maja, 2022

Byt zbiorowy

Nieruchomości i budownictwo

Czy niszczenie dokumentów zewnętrznie się opłaca?

Gromadzenie dokumentacji jest obligatoryjną czynnością, wymaganą przepisami prawa oraz realnym prowadzeniem działalności. Wiele danych jest bowiem potrzebnych i przechowywanie ich przez określony czas znacznie ułatwia dostęp do bazy wiedzy. Niszczenie dokumentów stanowi czynność potrzebną wtedy, gdy dokumentacja nie musi być już przechowywana, a ilość zajmowanego przez nią miejsca zaczyna przekraczać dostępną przestrzeń. Masowe niszczenie dokumentów przez pracowników mogłoby wpłynąć na możliwość realizacji obowiązków zawodowych, dlatego odpowiednim w tym przypadku zachowaniem jest zlecenie zniszczenia dokumentacji firmie zewnętrznej.

Niszczenie dokumentów firmowych

Niszczenie dokumentów przez wynajętą firmę, świadczącą kompleksowe usługi to najlepsze rozwiązanie problemu nagromadzonych dokumentów, zawierających dane poufne. Niszczenie dokumentacji medycznej oraz niszczenie akt odbywa się mobilnie, w samochodzie specjalnie przystosowanym na potrzeby zaawansowanego niszczenia dokumentacji. Może odbyć się również w siedzibie zleceniobiorcy. Dokumenty przed zniszczeniem są niezawodnie chronione przez pracowników oraz system gps, lokalizujący samochód, który przewozi poufne dane. Procedura niszczenia dokumentacji jest rygorystycznie przestrzegana.

Masowe niszczenie dokumentacji z danymi wrażliwymi

Niszczenie dokumentacji odbywa się z zachowaniem procedur (ISO 21964) oraz nie wymaga zaangażowania pracowników. Dokumenty do niszczenia zabierane są przez pracowników firmy zewnętrznej nawet w segregatorach, spięte zszywkami. Bezpieczny transport do siedziby tylko z doświadczonymi konwojentami. Po czynnościach, związanych z całkowitym niszczeniem dokumentacji wykonywany jest certyfikat, potwierdzający bezpieczne, poufne zniszczenie dokumentów firmowych, zawierających dane. W związku z przepisami RODO niszczenie akt i innych dokumentów, zawierających dane osobowe musi być:

  • przeprowadzone w określony sposób,
  • z zachowaniem terminu, odpowiedniego na usunięcie ich po czasie przechowywania lub
  • po czasie ich archiwizacji.

Niszczenie dokumentów jest czynnością niezbędną, wymagającą doświadczenia i zachowania poufności, warto więc po realizacji zapoznać się z protokołem oraz, jeśli został przygotowany, materiałem zdjęciowym lub filmowym.